Wie Warenwirtschaftssysteme den Durchfluss digitalisieren
Neben einer erstklassigen Beratung und Kundenversorgung spielen in der Apotheke auch die Warenwirtschaft und Lagerhaltung der zu verkaufenden Produkte eine zentrale Rolle. Welche Artikel befinden sich im Lager? Was muss in welcher Menge bestellt werden? Das Warenwirtschaftssystem kennt die Antworten.
Als Teilbereich der Betriebswirtschaft umfasst die Warenwirtschaft alle Prozesse, die für die Bewegungen von Waren nötig sind – unter anderem Bestellungen, Lieferungen, Wareneingang mitsamt Lagerung, der Verkauf, Warenausgang sowie die regelmäßige Datenanalyse.
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Unter einem Warenwirtschaftssystem (abgekürzt WaWi oder WWS) versteht man hingegen die Software, die eben diese Prozesse und den Warenfluss eines Unternehmens digital abbildet, verwaltet und steuert. Dazu werden die Bereiche Beschaffung, Lager und Verkauf miteinander vernetzt. Das große Ziel: Die automatisierte Optimierung der Prozesse, um lieferfähig zu bleiben und gleichzeitig wirtschaftlich zu agieren.
Grundlage des Warenwirtschaftssystems ist immer eine Datenbank, die an verschiedene Programme gekoppelt ist. Bei Apotheken werden dafür einheitlich die Stammdaten der ABDATA und die sogenannten Pharmazentralnummern (PZN) verwendet.
Vorteile eines Warenwirtschaftssystems
Wenn Warenwirtschaftssysteme wesentliche Vorgänge steuern und manuelle Tätigkeiten durch Automatisierung oder zumindest Teilautomatisierung reduzieren, leisten sie einen großen Beitrag zum Unternehmenserfolg. Hier nur einige der Vorteile eines WaWi auf einen Blick:
- Relevante Kennzahlen und Entscheidungshilfen erhalten
- Buchungen über angeschlossenes Kassensystem direkt erfassen
- Transparenten Blick auf aktuellen Lagerbestand erhalten
- Vereinfachte und jederzeit mögliche Inventur
- Artikelnachfrage bewerten und Sortiment datengestützt optimieren
- Zeit bei der Angebots-, Auftrags- und Rechnungserstellung einsparen
- Automatisierte Nachbestellung von Artikeln nutzen
- Lieferfähigkeit steigern, Kosten reduzieren und Ertrag steigern
Offen, geschlossen oder integriert?
Von einem geschlossenen Warenwirtschaftssystem spricht man, wenn alle betriebswirtschaftlichen Vorgänge wie Einkauf, Vertrieb, Produktion, Lager, Warenausgang usw. von einem einzigen System abgedeckt sind.
Bei einem offenen WaWi wird mindestens eine zentrale Funktion von einem anderen System abgedeckt. Dieses ist über eine digitale Schnittstelle (API für Application Programming Interface) mit dem Warenwirtschaftssystem verbunden.
Von einem integrierten Warenwirtschaftssystem ist hingegen die Rede, wenn neben angebundenen Systemen noch weitere Verbindungen nach außen bestehen – etwa zu Banken, Lieferanten oder auch zu Online-Marktplätzen wie Amazon.
POS-Systeme: WaWi für den Apothekenalltag
Bei POS-Systemen (Point of Sale) werden die erhaltenen Liefermengen ins WaWi eingepflegt und alle Bestandsänderungen sofort erfasst. So bleibt der aktuelle Bestand stets aktualisiert. Und so kann das Warenwirtschaftssystem beim Erreichen der Mindestlagermenge auch selbstständig eine Nachbestellung vorschlagen und auslösen.
Da die warenwirtschaftliche Arbeit in der Apotheke heute vor allem computergestützt und über die Kasse beim Verkauf von OTC- oder Freiwahlprodukten bzw. beim Rezeptdruck erfolgt, sind Warenwirtschaftssysteme auf POS-Basis hier weit verbreitet.
Wann lohnt sich ein Warenwirtschaftssystem?
Die Gründe, sich für ein Warenwirtschaftssystem zu entscheiden, können vielfältig sein. Meist geht es Unternehmen darum, den gesamten Datenbestand zu vereinheitlichen, Prozesse zu automatisieren und manuelle Tätigkeiten zu minimieren. Oder auch darum, die Transparenz in der Warenwirtschaft insgesamt zu erhöhen.
Und bei der Frage, ob sich ein Warenwirtschaftssystem lohnt, spielen natürlich auch die damit verbundenen Kosten eine Rolle. Allerdings lässt sich hier keine pauschale Antwort geben, denn es kommt bei der Einführung und dem Betrieb eines WaWi auf die Größe und individuellen Anforderungen eines Unternehmens an. Hinzu kommt, dass es bei den Herstellern verschiedene Abrechnungsmodelle gibt: Manche bieten Mietmodelle an, manche einen fixen Einmalpreis und bei größeren Projekten werden auch individuelle Projektpreise vereinbart.
In jedem Fall können Sie auf spezialisierte Anbieter zugreifen, deren Warenwirtschaftssysteme punktgenau auf die Anforderungen von Apotheken abgestimmt sind.
